Hoe voer je een lastig gesprek met een collega?

Jaren geleden was ik teamleider op een klantenservice. We werkten met 50 man op een grote belvloer. Van meerdere personen kreeg ik klachten over één van mijn teamleden. Een hele specifieke klacht: hij rook nogal onprettig. En of ik dat ‘even’ met hem wilde bespreken. Het was een gesprek waar ik veel ongemak bij voelde. Met frisse tegenzin ben ik het gesprek aangegaan. Wat bleek? Hij was zich nergens van bewust en was blij dat ik het hem vertelde. Zo kon hij er iets aan doen. Hij was geholpen. Ik was opgelucht.

Maar vooraf had ik een heel ander gevoel. Ongemak, een knoop in m’n maag en ik was niet helemaal zeker over hoe hij het zou opvatten. Waarschijnlijk erg herkenbaar als je zelf in een soortgelijke situatie bent geweest. Misschien niet specifiek in deze, maar er zijn legio voorbeelden:

• Een collega die te vaak, te veel persoonlijke dingen deelt.
• Iemand die structureel afspraken niet nakomt.
• De leidinggevende die vaak van prioriteit wisselt.
• Een collega die jouw ideeën meteen afschiet tijdens meetings.

Je weet dat je een gesprek moet aangaan, maar je merkt ook dat je het uitstelt. Je twijfelt misschien of het wel aan jou is om er iets van te zeggen, het voelt spannend en ongemakkelijk, je vreest een boze of negatieve reactie van de ander en je kunt bang zijn dat een gesprek de relatie beschadigt.

Allemaal logische gedachten. Alleen als je lastige gesprekken niet voert, verandert er niets en gaat het vroeg of laat escaleren. En als er iets zorgt voor een vervelende reactie van de ander of een beschadigde relatie, is dat een escalatie.

We hebben hier ook een video over gemaakt: Hoe voer je een lastig gesprek met een collega?

De negatieve gevolgen van het vermijden van gesprekken

Onderzoek van Gartner en Gallup laat zien dat het vermijden van dit soort gesprekken serieuze gevolgen heeft. Zeker als leidinggevenden degene zijn die verzuimen deze gesprekken te voeren.

• Samenwerking en innovatie verslechteren.
• Betrokkenheid van medewerkers daalt fors.
• De kans op burn-out neemt toe.
• Vertrouwen en veerkracht nemen af.

Gelukkig is hier wat aan te doen. Want het voeren van dit soort gesprekken is een vaardigheid. Hoe voer je dan een lastig gesprek? Hieronder vind je 5 stappen die je helpen bij een lastig gesprek.

Hoe voer je een lastig gesprek?

1. Start met een positief vertrekpunt, dat geeft verbinding. Je kunt iets zeggen als: “Ik wil graag dat onze samenwerking goed blijft, daarom wil ik dit gesprek met je voeren”.
2. Benoem objectief over welke situatie of welk patroon het gaat, daarmee creëer je duidelijkheid. Hier geldt: hoe concreter, hoe beter. En juist dat is vaak lastig. Uit ongemak, spanning of angst voor de reactie van de ander, kun je geneigd zijn wat om de hete brei heen te draaien. Dit maakt het alleen maar onduidelijk en nog ongemakkelijker. Benoem waar het om gaat. Zeg bijvoorbeeld: “We werken samen aan project A en je reageert er regelmatig afkeurend op of je benoemt direct waarom dit niet gaat werken”. Een voorbeeld van zo’n situatie kan hier goed helpen.
3. Benoem zonder verwijt wat de situatie met je doet, daarmee krijg je begrip van de ander. Hierbij gaat het om jouw perspectief, het gevoel dat het je geeft. Wees je ervan bewust dat dit gevoel, ook iets over jezelf zegt. Blijkbaar is er iets dat belangrijk voor je is (respect, eerlijkheid, openheid, competentie, etc.) wat door de situatie onder druk staat. Geen reden om het gesprek niet aan te gaan, wel goed om je te beseffen. Je kunt zeggen: “Op deze manier krijg ik het idee dat je helemaal niet graag met me samen werkt en dat je denkt dat ik niet goed ben in mijn werk”.
4. Laat de ander reageren en vraag door zonder oordeel, daarmee krijg jij begrip voor de ander. Oordeelvrij doorvragen is best lastig, zeker als er iets is dat al een tijdje speelt en als er emotie bij komt kijken. Toch is het van essentieel belang voor een goede uitkomst van het gesprek. Jij hebt je zegje gedaan, nu is het aan de ander. Vraag de ander bijvoorbeeld “Herken je wat ik zeg, of zie jij het anders?”. Als je merkt dat er toch een oordeel tussendoor glipt (die kans is aanwezig), kun je dat benoemen: “Ik merk dat ik al snel conclusies trek, daarom wil ik graag horen hoe het voor jou zit.”
5. Maak afspraken voor de toekomst, dat geeft rust. Spreek uit wat je van elkaar nodig hebt om te zorgen dat je prettig kunt samenwerken. Maak dit concreet, anders blijft het bij goede intenties. Best een lastig punt, want het kan ook wat geforceerd overkomen. De truc is om samen te bepalen wat voor jullie werkt. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat ik dichtklap als ideeën meteen worden afgewezen. Zou je eerst met me mee willen denken voordat je reageert?”

4 extra tips voor lastige gesprekken

Hieronder staan 4 tips die je kunnen helpen bij lastige gesprekken. Want als je deze gesprekken moet voeren of iemand gaat met jou zo’n gesprek aan, dan kan er van alles gebeuren bij je:

1. Oefen met kleine onderwerpen. Als je leert fietsen begin je ook niet met de ‘Tour de France’. Begin daarom klein. Spreek een klein ongemak uit, dan merk je dat dit oplucht en dat je het kunt. Dat geeft vertrouwen voor de toekomst.
2. Tijdelijk ongemak geeft lange termijn opluchting. Kijk, ik heb niet de illusie dat na het lezen van dit artikel, direct al het ongemak voor het voeren van lastige gesprekken verdwenen is. Het gesprek kan nog steeds wat stroef lopen, je stottert hier en daar en kiest ook net de woorden die achteraf anders hadden gekund. Tijdens het gesprek heb je ook gewoon nog klamme handen en een verhoogde hartslag. Maar het goede nieuws is, dat het gesprek op den duur voorbij is. En daarna komt de opluchting, de ontspanning en hopelijk treedt het effect dat je voor ogen had, ook op.
3. De persoon vecht niet tégen jou, maar vóór begrip van jou. In een gesprek schuurt het soms, je ziet dingen net iets anders of je hebt dezelfde situatie anders beleefd. Als de ander dat uitlegt, wil het niet zeggen dat hij ‘tegen’ jou is. De ander zoekt gewoon begrip voor zijn kant van het verhaal. Net als jij.
4. Je eerste reactie is een ademhaling. Dit is in het geval dat iets in het gesprek je triggert. Je hartslag gaat net wat hoger en je wilt eigenlijk meteen in de aanval. Of jezelf verdedigen. Dat zorgt zelden voor verbinding of voor een effectief gesprek. In die situatie is het goed om als eerste even diep adem te halen. Het kalmeert jouw systeem, brengt rust in het gesprek en het laat de ander zien dat je zorgvuldig bent in je reactie.
   

Wat levert het op?

Binnen bedrijven waarin leidinggevenden en collega’s er een gewoonte van maken om elkaar aan te spreken en om lastige gesprekken aan te gaan, hebben onderzoekers van Gallup en McKinsey het volgende gevonden:

• Er is meer betrokkenheid.
• Er is minder uitval door burn-out.
• De samenwerking verbetert aanzienlijk.
• Het onderlinge vertrouwen neemt toe.

Als het gaat om vertrouwen is er iets interessants aan de hand. Aan de ene kant is er vertrouwen en psychologische veiligheid nodig voor het voeren van lastige gesprekken. Aan de andere kant creëren deze gesprekken juist veiligheid en vertrouwen. Je bouwt het daarmee stap voor stap op.

Het aangaan van deze gesprekken kan kwetsbaar, spannend en lastig voelen. Maar de gesprekken vermijden of uitstellen, geeft vroeg of laat gedoe. Zowel in de prestatie als in de relatie.

Onthoud: júíst als het lastig is, moet je alles op alles zetten om in verbinding te blijven.

Bronnen

Gartner
Gartner. (2025). Gartner identifies top nine workplace predictions for CHROs in 2025.


Gallup
Gallup. (2022). How effective feedback fuels performance.
Gallup. (2024). Organizations can redefine feedback by including recognition.
Gallup. (2024). Disruptive change is hitting leaders and managers hardest.
Gallup. (2021.). How to resolve conflict in the workplace.

McKinsey
McKinsey & Company. (2023). Into all problem solving, a little dissent must fall.
McKinsey Health Institute. (2023). Reframing employee health: Moving beyond burnout to holistic health.