In de leiderschapstrainingen die ik geef, vraag ik regelmatig aan leidinggevenden: “wat verwacht jij van je teamleden?” De opdracht is om de 4-6 kernverwachtingen die zij hebben van het team, op te schrijven. Een simpele opdracht, deelnemers zijn er vaak snel mee klaar. Daarna vraag ik: “kijk eens naar wat je net hebt opgeschreven. Als ik je teamleden nu bel, weten ze dan allemaal wat jij hebt opgeschreven?. ” Het antwoord op deze vraag is wisselend:
“Ik denk het niet.”
“Ik heb het ze wel verteld, maar of ze het nog weten…?”
“Ze zouden het wel moeten weten…”
“Hooguit de helft.”
Dit voorbeeld laat zien dat verwachtingen bij een leidinggevende vaak wel duidelijk zijn, maar dat dit niet op de juiste manier bij het team terecht komt. Zonde. Want dit zorgt voor onbegrip en veel tijdverlies.
We hebben hier ook een video over gemaakt: Hoe zorg je voor een goede samenwerking binnen je team?
Duidelijke verwachtingen
Volgens onderzoek van Gallup is één van de belangrijkste factoren voor betrokkenheid op het werk het hebben van duidelijke verwachtingen.
Wanneer medewerkers niet precies weten wat hun rol inhoudt, ontstaat er ruimte voor verwarring en frustratie. Wie neemt waarvoor verantwoordelijkheid? Wat betekent “goed werk” eigenlijk? Onduidelijkheid kan leiden tot dubbel werk, fouten of zelfs passiviteit. Mensen gaan afwachten in plaats van initiatief nemen, met als gevolg dat de energie uit een team wegstroomt (Gallup 2020, 2024, 2025).
Duidelijke verwachtingen zorgen juist voor focus en vertrouwen. Teamleden weten waar ze aan toe zijn, durven eigenaarschap te nemen en kunnen beter samenwerken omdat ze hun eigen bijdrage begrijpen. Dat is precies wat een sterk team nodig heeft.
Maak heldere afspraken
Naast duidelijke verwachtingen is het maken van heldere afspraken over wie wat doet binnen het team, minstens zo belangrijk. McKinsey stelt in meerdere onderzoeken dat succesvolle teams niet alleen afhankelijk zijn van individuele talenten, maar vooral van goed afgestemde rollen en onderlinge afstemming. Teams presteren beter wanneer iedereen weet wat zijn of haar bijdrage is, en hoe die past binnen het geheel.
Goede samenwerking begint bij duidelijkheid. Hieronder geef ik twee manieren om duidelijkheid te verschaffen binnen het team:
- Spreek je verwachtingen uit
- Ga mét het team in gesprek óver het team
1. Spreek je verwachtingen uit
Het voorbeeld aan het begin laat zien dat dit niet altijd gebeurt. Je hebt als leidinggevende duidelijke verwachtingen, alleen je teamleden weten deze niet altijd. Maar hoe doe je dat? Hoe zorg je ervoor dat je teamleden weten wat je van hen verwacht?
- Vertel wat je wel verwacht en gebruik positieve taal. Dus niet: “ik wil niet dat je de deadline mist”, maar: “ik verwacht dat je voor de deadline jouw deel van het project aanlevert.” Negatieve bewoording werkt belemmerend en zorgt voor weerstand. Positieve bewoording geeft mogelijkheden en duidelijkheid.
- Leg uit waarom: de achterliggende gedachte achter jouw verwachting is van belang voor de motivatie. Dus niet: “ja zo doen we dat hier nu eenmaal”, maar “Wanneer jij jouw deel van het project op tijd aanlevert, kunnen we allemaal verder met de volgende fase. Daarnaast laat dit zien dat je betrouwbaar bent en je afspraken nakomt. Dat is binnen het team een kernwaarde.” Een bijkomend voordeel is dat op deze manier duidelijk is wat er belangrijk is in het team. Dat helpt de teamleden om dit (betrouwbaarheid) ook in andere situaties toe te passen.
- Vraag om commitment: na uitspreken komt afspreken. Wanneer de ander duidelijk zijn/haar commitment geeft, is de kans op succes groter.
Nadat je jouw verwachtingen hebt uitgesproken, is het van belang dat ook het teamlid kan aangeven wat hij/zij nodig heeft. Het werkt twee kanten op.
Onthoud: verwachtingen uitspreken is een doorlopend proces. Het is niet in één keer allemaal duidelijk, dus blijf ze herhalen. Daarnaast kunnen verwachtingen veranderen, zorg ervoor dat de teamleden dit weten. Want als anderen je verwachtingen niet kennen, kunnen ze er ook niet aan voldoen.
2. Ga mét het team in gesprek óver het team
Naast de wederzijdse verwachtingen tussen jou als leidinggevende en de teamleden, is het van belang dat de teamleden onderling ook weten wat ze van elkaar mogen en kunnen verwachten. Een goed hulpmiddel bij het aangaan van het gesprek met het team, is het Teamcanvas. Het canvas kan je onderaan dit artikel gratis downloaden en kun je samen met het jouw team invullen.
Het bestaat uit deze 5 onderdelen:
- Purpose. Waarom bestaan we als team? Waarom doen we wat we doen?
- Doelen. Wat willen we als team bereiken? Wat zijn onze kerndoelstellingen/KPI’s? En mogelijk ook wat zijn de doelen van de individuele teamleden?
- Waarden. Waar staan we voor? Wat zijn voor ons leidende principes? Welke kernwaarden definiëren ons team?
- Rollen & vaardigheden. Wie doet wat? Welke vaardigheden hebben we binnen ons team? Welke taken en verantwoordelijkheden horen bij ieder teamlid?
- Afspraken & activiteiten. Op welke manier werken we samen? Hoe nemen we beslissingen? Hoe voeren we overleg? Hoe communiceren we met elkaar? Op welke manier voeren we onze taken uit? Hoe houden we de voortgang in de gaten?
Als deze vijf onderdelen duidelijk zijn, dan is samenwerken een stuk makkelijker. Het geeft duidelijkheid, richting en het motiveert. Mijn advies is om als team hier de tijd voor te nemen. Trek er een hele dag voor uit en ga met elkaar in gesprek. Of breek het op, doorloop het canvas is meerdere korte sessies. Zolang het maar duidelijk is.
Kortom: goede samenwerking begint bij duidelijkheid. Dat is aan de voorkant een tijdsinvestering, maar het scheelt op lange termijn ontzettend veel gedoe (en tijd).
Overigens is het canvas ook geschikt voor kortlopende projecten. Het doorlopen ervan kan dan vaak iets sneller.
Bronnen:
- Gallup (2020) – How to Improve Employee Engagement in the Workplace
- Gallup (2024) – U.S. Employee Engagement Sinks to 10-Year Low
- Gallup (2025) – The Great Detachment. Why Employees Feel Stuck
- McKinsey (2024) – Go, Teams: When teams get healthier , the whole organization benefits
- McKinsey (2024) – All About Teams: A New Approach to Organizational Transformation
